Dette vedlegg utgjør de gjeldende forutsetninger som ligger til grunn for tilsagn om tilskudd fra Norsk kulturminnefond. Tilskuddsmottaker (ne) må skriftlig melde tilbake til Kulturminnefondet at forutsetningene aksepteres, før tilskudd vil bli utbetalt.

1. Bruken av tilskuddet
Tilskuddet skal brukes slik det framgår av tidligere innsendte søknad (i det følgende omtalt som prosjektet) dersom annet ikke fremgår av tilsagnsbrevet.

2. Mottakers opplysningsplikt
Tilskuddsmottaker (ne) plikter å underrette Kulturminnefondet snarest mulig dersom noen av forutsetningene for gjennomføringen av prosjektet (teknisk, faglig, økonomisk eller framdriftsmessig) endres i en slik grad at dette ikke lar seg gjennomføre som beskrevet i søknaden, eller slik det eventuelt fremgår av tilsagnsbrevet som forutsetninger for gjennomføring av prosjektet. Kulturminnefondet forbeholder seg retten i lys av slik tilbakemelding, til på nytt å vurdere videre utbetaling av tilskudd til prosjektet.

3. Tilsagnets varighet
Tilsagn om tilskudd fra Kulturminnefondet er gyldig tilsagnsåret og de to påfølgende år.

4. Utbetaling av tilskudd
Tilskuddsmidlene vil bli utbetalt etter følgende utbetalingsplan i henhold til planlagt og angitt gjennomføringsperiode på akseptskjema samt i henhold til hvor stort tilskuddet er:

• For tilskudd under kr. 75.000 : 50% ved oppstart og resterende del ved dokumentert avslutning og mottak/godkjenning av rapport jf. pkt. 5 under
• For tilskudd mellom kr. 75.000 og kr. 250.000 : 25 % ved oppstart, 50 % midtveis i angitt prosjektperiode og resterende del ved dokumentert avslutning og mottak/godkjenning av rapport jf. pkt. 5 under
• For tilskudd over kr. 250.000 : tilskuddet fordeles i rater 4 rater à 25 % jevnt fordelt over planlagt prosjektperiode. Av dette 1. delutbetaling ved tidspunkt for oppstart av prosjektet og siste delutbetaling ved avslutning og mottak/godkjenning av rapport jf. pkt. 5 under.

Annen utbetalingstakt enn det som framgår av ovennevnte kan i særskilte tilfeller avtales spesielt dersom tilskuddsmottaker (ne) dokumenterer at det foreligger spesielle behov som tilsier dette.

Dersom prosjektet har andre finansieringskilder, må tilskuddsmottaker (ne) dokumentere at øvrig finansiering er i orden og sikret, før tilskuddsutbetaling fra Kulturminnefondet vil kunne finne sted.

Det påligger tilskuddmottaker (ne) å anmode om utbetaling av tilskudd fra Kulturminnefondet i henhold til de tidspunkt som framgår av de generelle reglene for utbetaling av tilskudd, jf. pkt. 4 over.

5. Krav til sluttrapport og regnskap
5.1 Sluttrapport og foreløpig regnskap
Snarest mulig og senest 3 måneder etter at prosjektet er avsluttet skal det sendes en sluttrapport som redegjør for gjennomføringen av prosjektet. Rapporten skal vedlegges fotografier (om mulig i farger) som dokumenterer tilstanden både før igangsettelse av prosjektet, under prosjektarbeidet, og resultatene etter avsluttet arbeid. Rapporten redegjøre for de viktigste resultatene av prosjektet og må dokumentere hvordan prosjektet er gjennomført i lys av innsendte søknad og tilsagnsbrevet.

Dersom arbeidene går over flere år, skal det sendes inn statusrapport til Kulturminnefondet en gang i året, fortrinnsvis i november måned. Denne bør kort omtale hva som er gjort og hva som gjenstår. Hvis det vurderes som formålstjenelig fra tilskuddsmottakers side, bør den suppleres med fotografier. For prosjekter som mottar tilskudd på til sammen kr. 500.000 eller mer, skal det også midtveis i prosjektperioden sendes inn tilsvarende statusrapport.

Kulturminnefondet vil kunne tilbakeholde delutbetalinger av tilskudd dersom ovennevnte ikke følges opp fra tilskuddsmottakers side. Videre om sluttrapporten ikke dokumenterer i tilstrekkelig grad at tilskuddet er brukt etter forutsetningene, jf. opprinnelig søknad fra tilskuddsmottaker og tilsagnsbrev fra Kulturminnefondet.

Siste delutbetaling av tilskudd skjer etter at Kulturminnefondet har mottatt sluttrapport og foreløpig regnskap og vurdert at dette er i tråd med ovennevnte.

Foreløpig regnskap
Det skal føres regnskap for prosjektet som helhet.

Sammen med sluttrapport for prosjektet skal det oversendes et foreløpig regnskap. Dette skal spesifiseres slik at følgende fremgår:

• dokumentasjon av evt. egeninnsats (for eksempel antall arbeidstimer som er medgått og timesats som er lagt til grunn (veiledende : ca. kr. 200 pr. time privat egeninnsats)
• evt. tilskudd fra andre, herunder beløp og hvem som har gitt tilskudd
• tilskudd fra Kulturminnefondet
• kostnadene i prosjektet gruppert slik at regnskapet gir en oversikt over de viktigste og største kostnadselementene, herunder for eks. kostnader ved innkjøp av materialer, kjøp av håndtverkstjenester eller andre konsulenttjenester m.v.

Regnskapet skal kommenteres i lys av viktige forutsetninger som tidligere er angitt i søknad og/eller tilsagnsbrevet, herunder opprinnelig budsjett.

Bilag og annen underlagsinformasjon for regnskapsoppstillingen bes bevart i minst 5 år slik at eventuell kontroll med at tilskuddet er brukt etter forutsetningene kan gjennomføres, jf. pkt. 6 under.

Dersom arbeidene går over flere år, skal det sendes inn foreløpig regnskap en gang i året, fortrinnsvis i november måned. For prosjekter som mottar tilskudd på til sammen kr. 500.000 eller mer, skal det i tillegg til dette midtveis i prosjektperioden sendes inn et foreløpig regnskap. Det vises til kravet om statusrapporter jf. avsnittet over.

5.2 Endelig regnskap
Endelig regnskap skal oversendes snarest mulig og senest innen 3 mnd. etter at prosjektet er avsluttet.

Endelig regnskap bes stilt opp etter samme retningslinjer som framgår av punktet om foreløpig regnskap i avsnitt 5.1 over.

6. Kontroller
Det tas forbehold om at Kulturminnefondet og Riksrevisjonen har adgang til å iverksette kontroll med at tilskuddet er nyttet etter forutsetningene.

7. Krav om eventuell tilbakebetaling av tilskudd
Det tas forbehold om at Kulturminnefondet helt eller delvis kan kreve tilskuddet tilbakebetalt dersom det viser seg at tilskuddsmottaker (ne) ikke har gitt riktige opplysninger. Dette gjelder også om kostnadene viser seg å bli vesentlig lavere enn budsjettert i søknaden eller dersom prosjektet ikke blir gjennomført etter forutsetningene.